Gestion du temps avec Outlook

Objectifs

Gérer votre temps et vos priorités de manière efficace grâce à la connaissance des principes de base de la gestion du temps et des priorités et de leur application à travers le calendrier et les tâches d’Outlook.

Savoir quand utiliser le calendrier ou les tâches d’Outlook.

Utiliser les fonctions avancées d'Outlook pour améliorer l'organisation de votre travail et être plus systématique.

Prérequis

Connaître les fonctions de base d'Outlook.

Contenu

Introduction

• Définition du temps
• Avantages d’une gestion efficace du temps (en fonction de votre contexte de travail que va vous apporter le gain de temps ?)

Analyser votre emploi du temps

• Diagnostiquer votre comportement vis-à-vis du temps
• Evaluer votre utilisation du temps
• Etudier les causes de perte de temps
• Savoir dire non pour mieux gérer votre temps.

Les voleurs de temps

• Connaître les principaux voleurs de temps externes
• Gérer les coups de téléphone, les mails, les visiteurs….
• Ne pas laisser vos mails diriger vos journées
• Eviter les interruptions

Définir les priorités

• Connaître les notions de priorité
• Définir les degrés de priorité pour vos tâches (important et/ou urgent)

Utiliser Outlook pour gérer ses priorités

• Définir les objectifs professionnels
• Définir les objectifs privés
• Utiliser l'outil Outlook pour définir ses tâches et leur assigner une priorité
• Automatiser l’assignation des priorités

Utiliser le calendrier ou la liste des tâches

• Paramétrer l'affichage du calendrier et des tâches pour rendre leur utilisation plus efficace
• Que devez-vous planifier dans votre calendrier ?
• Que devez-vous noter dans votre liste des tâches ?
• Comment terminer votre journée avec la liste des tâches à jour ?

Apprendre à déléguer

• Déléguer des tâches
• Utiliser les fiches de Contact pour gérer les tâches et suivre les tâches déléguées

Créer et gérer les catégories

• Utiliser les catégories dans tous les éléments d’Outlook
• Modifier la couleur d'un rendez-vous en fonction d'une catégorie
• Utiliser des règles pour assigner des catégories
• Regrouper votre affichage par catégories